在宅ワークHACKS

在宅ワークで楽しく稼ぐための実践的ノウハウや体験談

「PDF」とは?在宅ワーカーのためのPDFファイル活用の基本

「PDF」とは?在宅ワーカーのためのPDFファイル活用の基本

在宅ワークをしている人なら、PDFというファイル形式を知っているでしょう。仕事のやり方や契約内容がPDFで提供されたり、ソフトウェアと一緒に取説のPDFがインストールされたり、ケータイの利用明細もダウンロードしたらPDFファイルだったりします。

PDFとはどんなものでしょうか? 文書をPDFにすると、何かいいことがあるのでしょうか? いいことがあるなら、どのように利用するのでしょうか? ここでは、在宅ワークに役立つPDFのちょっと便利な使い方を紹介します。

PDFって、そもそも何?

WordやExcel、Illustratorなどの特定のソフトウェアで作ったファイルは、そのソフトウェアを持たない人には見てもらえません。多くの人に公開するには特別な方法が必要になります。

そこでAdobe社によって考案されたのが、PDFというファイル形式です。この形式で保存すると、文字や画像が元のソフトウェアで作ったときとほぼ同様なレイアウトが保たれるだけでなく、ファイルの大きさも小さくすることができます。また、このようにして作られたPDFファイルを開くためのソフトウェアがAdobe社から無料で提供され、誰でもPDFファイルを開くことができるようになったのです。

現在、多くのパソコンにはPDFを閲覧するためのAdobe Readerというソフトウェアが、あらかじめインストールされていますし、Adobe社のサイトから無料でダウンロードすることもできます。また、同じような機能のフリーソフトも数多く提供されています。

PDFの作り方

このように便利なPDFですが、1つだけ問題がありました。それはPDF形式のファイルを作る方法です。この方法がなければ、与えられたPDFファイルを見ることしかできません。これではPDFの便利さも半減してしまいます。以前、PDFを作るためにはAdobe社のAcrobatというソフトウェアが必要でした。これは高価であるため、利用する人は限られていました。

しかし、最近になって、Adobe社以外からもPDFを作るソフトウェアが低価格で提供されるようになり、WordやExcelなどのソフトウェアにもPDF形式で保存する機能が搭載されることによって、PDFが気軽に利用できるようになったのです。

PDFの作り方は、大きく分けると次のような2通りの方法があります。

(1) PDF形式で保存する機能が搭載されたソフトウェアを利用する。

WordやExcelでは、ファイルを保存する際に、PDF形式での保存を選択することによって、簡単にPDFファイルが作成できます。

↑Wordの「ファイル」メニューから「保存と送信」を選択

例:↑Wordの「ファイル」メニューから「保存と送信」を選択

 

 (2) 「PDFで印刷」できるソフトウェアを利用する。

PDFファイル作成ソフトウェアをインストールすると、多くの場合プリンタとしてPDFファイル作成機能が組み込まれます。プリンタで印刷する機能を使って、プリンタ選択時にこのソフトを選ぶだけで、紙を印刷する代わりにPDFファイルが作られます。

Wordの「印刷」メニューのプリンタ表示部分に、Adobe AcrobatのPDF作成機能である「Adobe PDF」が表示されている。

例:↑Wordの「印刷」メニューのプリンタ表示部分に、Adobe AcrobatのPDF作成機能である「Adobe PDF」が表示されている。

 

また、PDFファイル作成ソフトウェアによっては、ファイル変換専用の画面が用意されているものもあります。このようなソフトウェアでは、ファイルのドラッグ&ドロップなどによってPDFファイルを作ることができます。

 

在宅ワーカーにとって、PDFはどう使える?

さて、このようにしてPDFを作ったり開いたりすることができることはわかりました。それでは、肝心の利用方法について紹介しましょう。

 

(1) 案件登録や応募画面をPDFファイルにする

在宅ワークの案件登録中、用事ができてパソコンから離れているうちにタイムアウトして、登録内容が保存できなかったことはありませんか?

そんな時、Webサイトの画面を丸ごとPDFファイルにしておけば、画面上の内容が失われても大丈夫です。

在宅ワークスの案件応募画面を丸ごとPDF化

例:↑在宅ワークスの案件応募画面を丸ごとPDF化

 

(2) 打合せ場所の地図をPDFファイルにする

在宅ワークの案件によっては、打合せや取材、資料収集に出向く場合があります。検索サイトのサービスで検索した目的地周辺の地図はブックマークしておけばいつでも見られるはず。と思って、後でブラウザを立ち上げてブックマークを開いたら、ちょっとずれた地図が表示された・・・。

このような時にも図をPDFファイルにしておけば、いつでも同じ地図が見られます。注釈機能のテキストボックスを使って、建物の名前や住所をテキストで追加することもできます。さらに矢印などで指示しておけば一目瞭然です。

GoogleマップをPDF化し、注釈機能で詳細情報を付加

例:↑GoogleマップをPDF化し、注釈機能で詳細情報を付加

 

(3) 大事な文書のやりとりはPDFで

履歴書や業務実績などの文書を、添付ファイルとしてメールで送付することがよくあります。しかし、その文書のレイアウトが送付先の環境で再現されるかどうかは、実は微妙なのです。特に文字数や行数が書式設定ぎりぎりの場合、最終行が次ページに送られることもあり、大変体裁の悪い文書になってしまいます。

こんな時は、WordやExcelなどで作成したファイルをPDFファイルにすると、文字や画像のレイアウトがそのまま保存されるので安心です。

また、グループで受注した案件の作業分担を決める際の文書配布にも最適です。印刷した文書にサインしてスキャンして配布するような場合、PDFファイルとして配布すれば、画像のままで送るよりもファイルサイズが小さくなります。また、PDFファイルはjpgやtifの画像とちがって「文書の内容が容易に編集できない」という特長があり、パスワードによる保護もできますから、共同作業でのセキュリティ意識を高める効果もあるでしょう。

(4) 作業手順を画像にしてPDFファイルにする

在宅ワークの案件によっては、文章作成から納品までの作業手順がいくつものステップになっている場合もあります。このような時、アクセスしたサイトの内容や、開いたダイアログをメモするのは大変めんどうなものです。こんな時には、「Alt+Print Screenキー」で個々のウィンドウを画像としてコピーし、順番にWordやExcelなどに貼り付ければ簡単に記録できます。最後に、この記録をPDFファイルにしておきましょう。レイアウトが保存されるだけでなく、確認する際にWordやExcelを使いませんから、軽快に作業できます。

Adobe Readerのメニュー→環境設定→スナップショットツールの解像度設定ダイアログをPDF化

例:↑Adobe Readerのメニュー→環境設定→スナップショットツールの解像度設定ダイアログをPDF化

 

 (5) PDFファイルを切り抜く

WordやExcel上の画像など、表示されている一部分だけを印刷したいという場合があります。そんな時は、一度PDFで保存してから、PDFを表示するソフトウェアのウィンドウの大きさを調節して、欲しい部分だけを表示させます。  
目的のファイルをPDF化し、ウィンドウの幅と高さを調節

例:↑目的のファイルをPDF化し、ウィンドウの幅と高さを調節

その後印刷ダイアログから現在の表示範囲を選択して印刷すると、その部分だけが印刷されます。プリンタにPDF作成ソフトウェアが選択されている場合には、その部分のPDFが作成されます。また、注釈機能を利用して画像以外の部分に白い四角形を貼り付けると、画像のまわりに余白を作ることもできます(右の画像)。

(6) データベースとして利用する

PDFファイルは、WordやExcelのようにキーワードで検索することもできますが、複数のファイルを検索することもできます。このようにすると、スクラップして集めたPDFファイルからキーワードを含むファイルを探したり、キーワードを含む記事を調べたりすることができます。さらに、画像をキーワードで探すこともできます。この時、文字と画像のレイアウトがそのまま保存されるというポイントです。画像の検索は直接できませんが、関連するキーワードが画像の近くにあれば、探し出せる可能性が大きいのです。

文章と画像のレイアウトが保存されているため、画像に関連するキーワード検索でヒットすると、その近くに目的の画像がある

例:↑文章と画像のレイアウトが保存されているため、画像に関連するキーワード検索でヒットすると、その近くに目的の画像がある

 

(7) その他の便利な機能

OCRと透明テキスト

OCRとは、画像データとして記録された文字を、再び文字データにすることです。広い意味では手書き文字からの文字起こしも含まれますが、一般的には文字の印刷物から文字を起こすことを指します。

一部のPDF作成ソフトウェアでは、印刷物の画像データから文字データを起こし、文字データを自動的に埋め込んでくれます。このようになったPDFは、WordやExcelなどのファイルから作ったPDFファイルと同じように検索ができ、文字を拾い出すことができます。ただし、OCRによる文字起こしの精度は印刷物の仕上がりや内容によってかなり違うので注意が必要です。

OCRと透明テキスト

(左):画像をそのままPDF化すると文字は選択できない 

(右):透明テキストを埋め込まれたPDFは文字が選択可能

 

バインダ

PDFファイルを編集できるソフトウェアでは、複数のPDFファイルを束ねたり、順序を入れ換える編集が可能です。このような機能を使って、同じ目的で作った資料を束ねると、Word、Excel、メモ帳、ブラウザ、メール、ペイントなどで作ったファイルを一気に閲覧、検索ができます。メモリが不足しがちなノートパソコンでも、複数のソフトウェアを使わずに作業ができるので、動作が軽快で大変便利です。

オリジナル形式のままで使うと、ファイルの種類の数だけソフトウェアを立ち上げておく必要がある

例:↑オリジナル形式のままで使うと、ファイルの種類の数だけソフトウェアを立ち上げておく必要がある

 

注釈機能

PDFファイルを開いた画面上でも紙の書類のように蛍光ペンを使ったり、図形を追加することができます。違う点は、追加した内容のリストが自動で作成されることです。一覧として印刷できるほか、印刷するかしないかも指定できるので、変更箇所の確認やカウントが簡単にできます。

注釈機能を使って、図形やコメントを追加すると、自動的にリストが作成される

例:↑注釈機能を使って、図形やコメントを追加すると、自動的にリストが作成される

 

PDFファイルを活用しよう

ここで紹介したPDFファイルの利用方法は一部に過ぎません。皆さんの在宅ワークにマッチした利用方法がまだまだあるはずです。在宅ワークの作業効率アップに、PDFファイルを利用しましょう。

まっつぁん

まっつぁん

埼玉県在住の58歳です。長くテクニカルライターとして勤務した経験をもとに、副業として在宅ワークをしています。

関連記事

  1. 38_0在宅ライターで稼ぐライティングのコツ
  2. 81_0家事と育児両立
  3. 記事40_在宅ワークスマホ活用
  4. ライティングに必須類義語サイト
  5. 09_学費を本業と在宅ワークで稼ぐ
  6. 76_人間関係が苦手な人に在宅ワークが向いている

facebookでも情報発信中