ライティングを行う際に使用すると便利なメモ帳ですが、なんとなく使っているだけではその便利さを活かしきることはできません。そこで今回は、メモ帳を使ったライティングのコツについてご紹介します。
WordやExcelでなく「メモ帳」を使うメリット
メモ帳を使うメリットは、なんといってもその動作の軽さにあります。ワードやエクセルと違い、文字をメモすることに特化したその機能は、特別な機能をすべてそぎ落としたシンプルなものです。
ライティングを行う場合、ネットやエクセルで構成指示書や検索サイトを参照しながら行う場合が多く、何枚もタブやウィンドウを開きっぱなしにしなければなりません。そうなると、メモリの少ないパソコンでは動作が遅くなり、思うようにタイピングできなくなります。
そうしたデメリットを解消し、快適な文章作成を実現してくれるツールが、メモ帳なのです。私の場合は、普段はメモ帳をメインにライティングを行い、投稿形式にExcelやWordが指定されている場合は、メモ帳内容を転記しています。
「メモ帳」で便利にライティングするための3つの工夫
シンプルだからこそ軽快な動作をしてくれるメモ帳ですが、機能も限られているので工夫して使わないと困ってしまう場合があります。
工夫1. 「文字数」を見やすくするには
私の場合は、現在の執筆文字数を参照できないところが不便に感じました。ライティングの仕事には文字数が指定されている案件がたくさんあり、大まかでも文字数がわからないと、あとどれくらい書けばいいのかもわかりません。また、実際に投稿する際にスプレッドシートに貼り付けてみると、多すぎたり少なすぎたりして修正することが多々ありました。
お手軽！メモ帳での「文字数」のカウント方法
個人的には大まかな文字数がわかれば十分だったので、一目で大まかな文字数がわかるような工夫をしました。具体的には、メモ帳の書式を右端で折り返す設定にして、横幅をちょうど50文字で固定するというものです。また、10文字単位でのカウントもできるようにあいうえおの文字をそれぞれ10文字ずつ並べました。
こうすることによって1行あたり50文字、2行で100文字と一目で現在の執筆文字数がわかるようになりました。また、あいうえおのどの部分に文末があるかで10文字単位のカウントも容易になりました（ただし、このカウント方法では、文字が全角であることが前提になってしまっているので、半角文字が混じる場合は少し注意が必要です）
それでも、大まかな文字数がわかるので、文字数の修正のための増減が少しになります。
工夫2. 置換の活用
覚えておくと便利なのが、置換という機能です。これは、指定した文字を、他の文字に置き換えるという機能で、同じ文字を大量に変更したい場合に有効です。
置換の例
「女性の医師」→「女医」
レギューションの読み落としや、クライアント側の急な変更があった場合、記事内の表現を変更する必要が出てきますが、この機能を使うと一個一個修正するのとは比べ物にならないほど早く作業が終了します。使用する場合は、メニューバーの「編集」から「置換」を選びましょう。
工夫3. 「Ctrl+S（保存）」の注意点
ライティングではよく使うショートカットキー「Ctrl+S」は上書き保存のコマンドですが、これをメモ帳で使うためには注意すべき点があります。それはカーソルの位置です。
メモ帳でCtrl+Sを使用した上書き保存をすると、ランダムでカーソルの位置が前方に移動します。これに気付かずタイピングを続けてしまうと、変な位置に入力をしてしまい余計な手間がかかってしまうので、Ctrl+Sコマンドを使用するときは注意しましょう。
残念ながら今のところこのバグに改善策はなく、自分自身で注意するしか対策の余地はないようです。
グーグルスプレッドシートに投稿する場合は、「折り返し設定」を解除しよう
ライティングの投稿にはGoogleスプレッドシートというネット上のエクセルが利用される場合があります。同じ案件への参加人数が多い時の情報共有にはとても便利なものなのですが、それ故に起こってしまう弊害もあります。
Googleスプレッドシートの投稿欄は誰でも編集できるような設定になっているので、他の人の投稿欄も編集することができてしまいます。メモ帳を使って作成した文章を投稿する場合、メモ帳からコピーしてきてGoogleプレッドシートにペーストしますが、やり方を誤ると他の人の投稿を消してしまう場合があります。
上述の文字カウント方法では、右端で文章が折り返す書式設定になっています。そのままコピー＆ペーストしてしまうと折り返し部分が改行として扱われてしまい、下にある他の人の投稿に上書きしてセルの情報を変えてしまうのです。
この時、そのライターの方がオフラインに記事を保存しておいてくれればいいのですが、そうでなければ取り返しがつかないことになってしまいます。そうならないようにするために、コピーをする前には右端で折り返す設定を解除しましょう。そうしておけばこの現象を避けることができます。
また、他の方の記事に影響する心配がない場合でも、変な箇所に改行が入ってしまうので、必ず設定を解除してからコピーするように習慣づけることが大切です。
もし万が一、設定の変更を忘れて他の方の情報を上書きしてしまったら、すぐにCtrl+Zで元の状態に戻しましょう。戻しすぎてしまったらCtrl+Yで一つ進むことができます。
いかがでしたか。シンプルな機能しかないメモ帳ですが、工夫次第で早くてとても便利です。自分なりの工夫を凝らして効率のいいライティングライフを楽しみましょう。
